privacyverklaring en cookiebeleid

Privacyverklaring

 

Confluent Mediationpraktijk verwerkt persoonsgegevens en Simone Kalff, mediator van Confluent Mediationpraktijk wil u hierover graag duidelijk en transparant informeren. Deze Privacyverklaring geeft antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Confluent.

 

Met persoonsgegevens wordt bedoeld: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen, zoals uw naam,adres, telefoongegevens en emailadres.
Met verwerken wordt bedoeld: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan, zoals het verzamelen, het opslaan, emailverkeer, gebruiken en verwijderen van uw gegevens in mijn administratie.

 

Van wie verwerk ik persoonsgegevens?
Simone Kalff verwerkt persoonsgegevens van cliënten die een geheimhoudingsverklaring en/of mediationovereenkomst hebben getekend, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn persoonsgegevens van:
personen die mediation willen of advies over mediation willen inwinnen in kwesties in arbeidsrecht, familiemediation en zakelijke conflictsituaties in ondernemingen.

 

Wie is verantwoordelijk voor verwerking van persoonsgegevens?
Als zelfstandige is Simone Kalff zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens.

 

Als Simone Kalff een samenwerking aangaat en/of uw gegevens deelt met anderen, laat zij derden een geheimhoudingsverklaring tekenen nadat u hier toestemming voor gegeven heeft.

 

Simone Kalff werkt ook in opdracht of op doorverwijzing van een opdrachtgever of via een tussenpersoon.
Simone Kalff verwerkt dan uw gegevens op basis van zorgvuldige genomen organisatorische en technische maatregelen volgens een door Simone Kalff opgesteld intern verwerkingsregister.

 

Waarvoor verwerkt Simone Kalff uw persoonsgegevens?
Simone Kalff verwerkt uw persoonsgegevens om de dienstverlening in mediation zo optimaal mogelijk te organiseren.

In mediation stelt Simone Kalff de mediationovereenkomst op, maakt geheimhoudingsverklaringen, afsprakenbesluiten en/of vaststellingsovereenkomsten. Daarnaast vindt er in mediation noodzakelijke emailwisseling plaats over het maken van afspraken of het reageren op afsprakenbesluiten en/of vaststellingsovereenkomsten.

Alleen die informatie die nodig is voor verslaglegging en bewaarplicht voor het dossier op basis van de verplichtingen vanuit de beroepsvereniging (MfN), wordt het dossier in een papieren en digitaal dossier bewaard gedurende 7 jaren.

Alle overige gegevens behalve contactgegevens (naam, email en telefoonnummer) worden vernietigd.

Simone Kalff vraagt u geen gegevens (kopie, foto’s) per telefoon of per whatsapp te sturen. Simone Kalff kan dan niet instaan voor een juiste beveiliging van uw gegevens.

 

Simone Kalff werkt verder met uw persoonsgevens om:
de relatie met u goed te kunnen onderhouden en informatie met u uit te kunnen wisselen.

Als u cliënt van Simone Kalff bent, wil zij u goed van dienst kunnen zijn. Hiervoor verwerkt zij persoonsgegevens. Zij gebruikt uw naam, telefoonnummers, emailgegevens en adresgegevens om contact met u te onderhouden. Ook heeft Simone Kalff uw naam nodig om factureringen en incasso te kunnen doen.

 

Als u Simone Kalff vraagt om de gegevens in het dossier met derden te kunnen delen, zal zij dat doen.

 

Bewaartermijn
Simone Kalff verzamelt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk en conform de voorwaarden die worden gesteld vanuit de beroepsverplichtingen van het MfN register. In het kader van mijn verplichtingen conform deze doeleinden is zij verplicht zich te houden aan een bewaartermijn van 7 jaar. Deze zijn opgesteld in afstemming met de wettelijke bewaartermijnen die gelden voor financiële en juridische dienstverlening.
Simone Kalff bewaart alleen die gegevens die noodzakelijk zijn om te bewaren.

 

Hoe ga ik met uw persoonsgegevens om en wie heeft toegang tot uw gegevens?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt.
Zij worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor wij een overeenkomst hebben afgesloten.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verstrekt aan derden als ik daar een wettelijke verplichting toe zou hebben of in het kader van een MfN klachtenprocedure.

 

Welke regels gelden voor Confluent bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Simone Kalff als Confluent onder meer gebonden aan de geheimhoudingsplicht zoals neergelegd in mijn (model MfN) mediationovereenkomst: vooraf vanaf het moment van verstrekken en ook achteraf nadat de mediation is beëindigd.

Deze privacyverklaring door mij opgesteld conform de geldende uitgangspunten van compliance zoals neergelegd in de AVG (GDPR) op 24 juli 2018.

 

Welke passende maatregelen heeft Confluent genomen bij de verwerking van persoonsgegevens?
De AVG stelt dat passende technisch en organisatorisch maatregelen genomen moet worden (art. 24 lid 1 GDPR) en dat deze aantoonbaar regelmatig moeten worden getoetst. Voor dit laatste doeleinde voer ik eens per twee jaar een audit uit via het bureau GDPR-Praktijk in Utrecht. Voor het eerst in juli 2020.

Simone Kalff heeft passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan en deze neergelegd in een intern verwerkingsregister.

 

 

Cookies

 

Wat zijn cookies?

Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden. Ze bevatten geen persoonsgegevens. Confluent kan deze cookies niet gebruiken om u persoonlijk te identificeren.

 

Functionele en analytische cookies

Op onze website worden cookies gebruikt om:

- Functionaliteiten van de website mogelijk te maken en om de website te beschermen (technische of functionele cookies).
- Het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website te verbeteren (analytische cookies).

 

In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan
Informatie over het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de help-functie van uw browser.

 

Meer informatie over cookies

Rijksoverheid: Mag een website ongevraagd cookies plaatsen?
Veilig internetten: Wat zijn cookies?

Consumentenbond: Wat zijn cookies?